Die Messe ist vorbei, die Kontakte sind erfasst – aber daraus entstehen noch keine verlässlichen nächsten Schritte. Für eine sinnvolle Nachbereitung braucht jeder relevante Kontakt einen nachvollziehbaren Gesprächskontext, eine zuständige Person und eine konkrete Folgeaktion. Beginnen Sie mit den zugesagten Rückmeldungen und vereinbarten Terminen. Klären Sie danach, wo noch Informationen fehlen und welche Kontakte zunächst weiter informiert werden möchten.
Entscheidend ist dabei nicht, allen dieselbe Nachricht möglichst schnell zu schicken. Eine angefragte technische Unterlage, ein vereinbarter Beratungstermin und ein unverbindliches Interesse an einem Vortrag erfordern unterschiedliche Reaktionen.
Erst die Zusagen prüfen, dann die Kontaktliste verteilen
Führen Sie die Gesprächsnotizen, digitalen Erfassungen und Rückmeldungen des Standteams zusammen. Prüfen Sie bei mehrfach erfassten Personen, ob es sich um dasselbe Gespräch oder um unterschiedliche Anliegen handelt. Ergänzen Sie fehlende Informationen möglichst mit den Personen, die das Gespräch geführt haben.
Gehen Sie zuerst diese Fragen durch:
Welche Unterlagen, Angebote oder Rückrufe wurden ausdrücklich zugesagt?
Gibt es bereits vereinbarte Termine oder einen genannten Entscheidungszeitpunkt?
Wer hat den Kontakt bisher betreut und sollte deshalb eingebunden werden?
Welche Gespräche lassen sich ohne Rückfrage an das Standteam nicht sinnvoll fortsetzen?
Eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen beantwortet diese Fragen nicht. Auch die Zahl der gescannten Besucherausweise zeigt noch nicht, wie viele konkrete Anliegen Ihr Team nachbearbeiten kann.
Diese Informationen braucht die nächste zuständige Person
Halten Sie pro Kontakt so viel fest, dass ein Kollege das Gespräch fachlich fortsetzen kann. Dafür ist kein ausführliches Protokoll nötig. Wichtig sind Informationen, aus denen sich eine nächste Handlung ableiten lässt:
Unternehmen und Ansprechpartner: Wer war am Stand, welche Rolle hat die Person und wer gehört gegebenenfalls noch in das Gespräch?
Anlass und Anliegen: Welches Problem oder Vorhaben wurde konkret besprochen?
Gesprächsstand: War es eine erste Orientierung, eine fachliche Rückfrage oder bereits eine konkrete Anfrage?
Zusage: Welche Unterlage, Antwort oder weitere Abstimmung wurde vereinbart?
Nächster Schritt: Was soll als Nächstes geschehen, durch wen und zu welchem Termin?
Trennen Sie Aussagen aus dem Gespräch von Ihrer eigenen Einschätzung. „Möchte eine technische Rückfrage mit der Anwendungstechnik klären“ ist etwas anderes als „hat vermutlich großes Kaufinteresse“. Ist ein Punkt unbekannt, halten Sie ihn als offen fest.
Für die grundsätzliche Bewertung der Passung können Sie die Kriterien aus B2B-Anfragen qualifizieren: Welche passen zum Vertrieb? heranziehen. Bei Messekontakten kommt der konkrete Gesprächsverlauf hinzu: Was wurde bereits besprochen oder zugesagt?
Kontakte nach dem nächsten sinnvollen Schritt ordnen
Die folgende Einteilung ist eine Arbeitshilfe für Ihre Nachbereitung. Sie soll helfen, Aufgaben zu verteilen und unterschiedliche Gesprächsstände auseinanderzuhalten.
Gesprächssituation | Nächste Aktion | Zuständigkeit klären | Rückmeldung festhalten |
|---|---|---|---|
Eine konkrete Rückmeldung oder ein Termin wurde zugesagt | Vereinbarung einlösen; nötige Fachkollegen einbeziehen | Eine Person übernimmt die Zusage | Erledigt, Termin bestätigt oder neuer Schritt vereinbart |
Ein passendes Anliegen ist erkennbar, aber wichtige Informationen fehlen | Gezielt die offene Frage klären | Vertrieb oder fachlich zuständige Person | Anliegen geklärt, noch offen oder nicht passend |
Das Unternehmen passt, die Person möchte sich zunächst orientieren | Vereinbarte Informationen bereitstellen; weiteren Kontaktbedarf klären | Marketing und bisherige Kontaktperson abstimmen | Informationsbedarf und gewünschte Fortsetzung dokumentiert |
Die Passung oder der Gesprächsanlass ist unbekannt | Standteam befragen, bevor eine Ansprache vorbereitet wird | Person aus dem ursprünglichen Messegespräch | Fehlende Information ergänzt oder keine weitere Aktion vorgesehen |
Ein vereinbarter Rückruf sollte nicht untergehen, weil ein anderer Kontakt in einer allgemeinen Bewertung höher priorisiert wird. Umgekehrt ist ein interessanter Unternehmensname allein noch kein Anlass für ein Vertriebsgespräch.
Marketing und Vertrieb auf eine Übergabe verständigen
Verteilen Sie nicht nur Datensätze, sondern vereinbaren Sie, was die übernehmende Person damit tun soll. Für jeden übergebenen Kontakt sollten mindestens drei Punkte geklärt sein: Wer übernimmt, welche Aktion ist vereinbart und wann wird über das Ergebnis zurückgemeldet?
Marketing kann beispielsweise fehlende Gesprächsinformationen bündeln und vereinbarte Inhalte bereitstellen. Der Vertrieb übernimmt die individuell vereinbarten Gespräche mit passenden Ansprechpartnern. Fachkollegen beantworten konkrete Fragen, wenn dafür besondere Kenntnisse erforderlich sind. Welche Rolle bei Ihnen zuständig ist, hängt von Ihrer Organisation ab.
Wichtig ist ein gemeinsamer Umgang mit Rückgaben. „Nicht interessant“ hilft dem anderen Team wenig. Aussagekräftiger sind Rückmeldungen wie „Anliegen passt nicht zu unserem Angebot“, „weitere Person muss eingebunden werden“ oder „Kontakt möchte das Thema später wieder aufnehmen“.
Wenn solche Absprachen grundsätzlich fehlen, vertiefen wir das Zusammenspiel der Teams im Artikel Was tun, wenn der Vertrieb beim Lead Management nicht mitzieht?.
Persönlich nachfassen, ohne ein neues Verkaufsgespräch zu erfinden
Knüpfen Sie an das an, was am Stand tatsächlich besprochen wurde. Eine erste Rückmeldung kann drei einfache Bestandteile haben: den Gesprächsanlass benennen, die Zusage einlösen und den vereinbarten nächsten Schritt bestätigen.
Ein beispielhafter Einstieg wäre: „Auf der Messe haben wir über die Übergabe Ihrer Website-Anfragen gesprochen. Wie vereinbart erhalten Sie die besprochene Übersicht. Den offenen Punkt zur Zuständigkeit können wir im bereits vereinbarten Termin gemeinsam klären.“ Verwenden Sie eine solche Formulierung nur, wenn Gespräch und Vereinbarung tatsächlich so stattgefunden haben.
Nutzen Sie den vereinbarten Kontaktweg und berücksichtigen Sie die hinterlegten Kontaktfreigaben. Für Kontakte ohne konkrete Vereinbarung braucht es zunächst Klarheit über das Anliegen. Eine allgemeine Danksagung ersetzt diese Klärung nicht.
Was tun, wenn keine Antwort kommt?
Prüfen Sie zunächst den eigenen Vorgang: War die Nachricht auf das Gespräch bezogen? Wurde die richtige Person angesprochen? Waren die zugesagten Unterlagen dabei? Ist eine vereinbarte Rückmeldung bereits fällig?
Wenn eine erneute Kontaktaufnahme zum bisherigen Austausch passt, sollte sie an eine konkrete offene Frage anknüpfen. Dokumentieren Sie das Ergebnis und entscheiden Sie, ob eine weitere Aktion sinnvoll ist. Lassen Sie den Vorgang nicht allein deshalb dauerhaft offen, weil eine Adresse in der Messeliste steht.
Ein späterer Gesprächszeitpunkt, ein fehlender interner Ansprechpartner und ein nicht passendes Anliegen sind unterschiedliche Ergebnisse. Sie sollten auch in Ihrer Nachbereitung unterschiedlich behandelt werden.
Die Nachbereitung mit offenen Aufgaben steuern
Besprechen Sie im Team den Bearbeitungsstand anhand konkreter Vorgänge. Dafür können Sie zunächst diese Fragen nutzen:
Wie viele vereinbarte Rückmeldungen sind noch offen?
Welche Kontakte haben eine zuständige Person und einen nächsten Termin?
Bei welchen Vorgängen fehlen Informationen aus dem Messegespräch?
Welche Folgegespräche wurden tatsächlich vereinbart oder geführt?
Welche Vorgänge wurden mit nachvollziehbarem Grund abgeschlossen?
Betrachten Sie spätere Verkaufschancen getrennt von erfassten Kontakten und erledigten Aufgaben. So bleibt sichtbar, was bereits passiert ist und was noch geklärt werden muss. Legen Sie außerdem fest, wann Sie die Erfahrungen in die Vorbereitung der nächsten Messe übernehmen.
Wenn Ihr Team den gemeinsamen Ablauf erarbeiten oder verbessern möchte, finden Sie in den Academy-Formaten die Übersicht unserer Weiterbildungsangebote.
Die Messe ist vorbei, die Kontakte sind erfasst – aber daraus entstehen noch keine verlässlichen nächsten Schritte. Für eine sinnvolle Nachbereitung braucht jeder relevante Kontakt einen nachvollziehbaren Gesprächskontext, eine zuständige Person und eine konkrete Folgeaktion. Beginnen Sie mit den zugesagten Rückmeldungen und vereinbarten Terminen. Klären Sie danach, wo noch Informationen fehlen und welche Kontakte zunächst weiter informiert werden möchten.
Entscheidend ist dabei nicht, allen dieselbe Nachricht möglichst schnell zu schicken. Eine angefragte technische Unterlage, ein vereinbarter Beratungstermin und ein unverbindliches Interesse an einem Vortrag erfordern unterschiedliche Reaktionen.
Erst die Zusagen prüfen, dann die Kontaktliste verteilen
Führen Sie die Gesprächsnotizen, digitalen Erfassungen und Rückmeldungen des Standteams zusammen. Prüfen Sie bei mehrfach erfassten Personen, ob es sich um dasselbe Gespräch oder um unterschiedliche Anliegen handelt. Ergänzen Sie fehlende Informationen möglichst mit den Personen, die das Gespräch geführt haben.
Gehen Sie zuerst diese Fragen durch:
Welche Unterlagen, Angebote oder Rückrufe wurden ausdrücklich zugesagt?
Gibt es bereits vereinbarte Termine oder einen genannten Entscheidungszeitpunkt?
Wer hat den Kontakt bisher betreut und sollte deshalb eingebunden werden?
Welche Gespräche lassen sich ohne Rückfrage an das Standteam nicht sinnvoll fortsetzen?
Eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen beantwortet diese Fragen nicht. Auch die Zahl der gescannten Besucherausweise zeigt noch nicht, wie viele konkrete Anliegen Ihr Team nachbearbeiten kann.
Diese Informationen braucht die nächste zuständige Person
Halten Sie pro Kontakt so viel fest, dass ein Kollege das Gespräch fachlich fortsetzen kann. Dafür ist kein ausführliches Protokoll nötig. Wichtig sind Informationen, aus denen sich eine nächste Handlung ableiten lässt:
Unternehmen und Ansprechpartner: Wer war am Stand, welche Rolle hat die Person und wer gehört gegebenenfalls noch in das Gespräch?
Anlass und Anliegen: Welches Problem oder Vorhaben wurde konkret besprochen?
Gesprächsstand: War es eine erste Orientierung, eine fachliche Rückfrage oder bereits eine konkrete Anfrage?
Zusage: Welche Unterlage, Antwort oder weitere Abstimmung wurde vereinbart?
Nächster Schritt: Was soll als Nächstes geschehen, durch wen und zu welchem Termin?
Trennen Sie Aussagen aus dem Gespräch von Ihrer eigenen Einschätzung. „Möchte eine technische Rückfrage mit der Anwendungstechnik klären“ ist etwas anderes als „hat vermutlich großes Kaufinteresse“. Ist ein Punkt unbekannt, halten Sie ihn als offen fest.
Für die grundsätzliche Bewertung der Passung können Sie die Kriterien aus B2B-Anfragen qualifizieren: Welche passen zum Vertrieb? heranziehen. Bei Messekontakten kommt der konkrete Gesprächsverlauf hinzu: Was wurde bereits besprochen oder zugesagt?
Kontakte nach dem nächsten sinnvollen Schritt ordnen
Die folgende Einteilung ist eine Arbeitshilfe für Ihre Nachbereitung. Sie soll helfen, Aufgaben zu verteilen und unterschiedliche Gesprächsstände auseinanderzuhalten.
Gesprächssituation: Eine konkrete Rückmeldung oder ein Termin wurde zugesagt
Nächste Aktion: Vereinbarung einlösen; nötige Fachkollegen einbeziehen
Zuständigkeit klären: Eine Person übernimmt die Zusage
Rückmeldung festhalten: Erledigt, Termin bestätigt oder neuer Schritt vereinbart
Gesprächssituation: Ein passendes Anliegen ist erkennbar, aber wichtige Informationen fehlen
Nächste Aktion: Gezielt die offene Frage klären
Zuständigkeit klären: Vertrieb oder fachlich zuständige Person
Rückmeldung festhalten: Anliegen geklärt, noch offen oder nicht passend
Gesprächssituation: Das Unternehmen passt, die Person möchte sich zunächst orientieren
Nächste Aktion: Vereinbarte Informationen bereitstellen; weiteren Kontaktbedarf klären
Zuständigkeit klären: Marketing und bisherige Kontaktperson abstimmen
Rückmeldung festhalten: Informationsbedarf und gewünschte Fortsetzung dokumentiert
Gesprächssituation: Die Passung oder der Gesprächsanlass ist unbekannt
Nächste Aktion: Standteam befragen, bevor eine Ansprache vorbereitet wird
Zuständigkeit klären: Person aus dem ursprünglichen Messegespräch
Rückmeldung festhalten: Fehlende Information ergänzt oder keine weitere Aktion vorgesehen
Ein vereinbarter Rückruf sollte nicht untergehen, weil ein anderer Kontakt in einer allgemeinen Bewertung mehr Punkte erhält. Umgekehrt ist ein interessanter Unternehmensname allein noch kein Anlass für ein Vertriebsgespräch.
Marketing und Vertrieb auf eine Übergabe verständigen
Verteilen Sie nicht nur Datensätze, sondern vereinbaren Sie, was die übernehmende Person damit tun soll. Für jeden übergebenen Kontakt sollten mindestens drei Punkte geklärt sein: Wer übernimmt, welche Aktion ist vereinbart und wann wird über das Ergebnis zurückgemeldet?
Marketing kann beispielsweise fehlende Gesprächsinformationen bündeln und vereinbarte Inhalte bereitstellen. Der Vertrieb übernimmt die individuell vereinbarten Gespräche mit passenden Ansprechpartnern. Fachkollegen beantworten konkrete Fragen, wenn dafür besondere Kenntnisse erforderlich sind. Welche Rolle bei Ihnen zuständig ist, hängt von Ihrer Organisation ab.
Wichtig ist ein gemeinsamer Umgang mit Rückgaben. „Nicht interessant“ hilft dem anderen Team wenig. Aussagekräftiger sind Rückmeldungen wie „Anliegen passt nicht zu unserem Angebot“, „weitere Person muss eingebunden werden“ oder „Kontakt möchte das Thema später wieder aufnehmen“.
Wenn solche Absprachen grundsätzlich fehlen, vertiefen wir das Zusammenspiel der Teams im Artikel Was tun, wenn der Vertrieb beim Lead Management nicht mitzieht?.
Persönlich nachfassen, ohne ein neues Verkaufsgespräch zu erfinden
Knüpfen Sie an das an, was am Stand tatsächlich besprochen wurde. Eine erste Rückmeldung kann drei einfache Bestandteile haben: den Gesprächsanlass benennen, die Zusage einlösen und den vereinbarten nächsten Schritt bestätigen.
Ein beispielhafter Einstieg wäre: „Auf der Messe haben wir über die Übergabe Ihrer Website-Anfragen gesprochen. Wie vereinbart erhalten Sie die besprochene Übersicht. Den offenen Punkt zur Zuständigkeit können wir im bereits vereinbarten Termin gemeinsam klären.“ Verwenden Sie eine solche Formulierung nur, wenn Gespräch und Vereinbarung tatsächlich so stattgefunden haben.
Nutzen Sie den vereinbarten Kontaktweg und berücksichtigen Sie die hinterlegten Kontaktfreigaben. Für Kontakte ohne konkrete Vereinbarung braucht es zunächst Klarheit über das Anliegen. Eine allgemeine Danksagung ersetzt diese Klärung nicht.
Was tun, wenn keine Antwort kommt?
Prüfen Sie zunächst den eigenen Vorgang: War die Nachricht auf das Gespräch bezogen? Wurde die richtige Person angesprochen? Waren die zugesagten Unterlagen dabei? Ist eine vereinbarte Rückmeldung bereits fällig?
Wenn eine erneute Kontaktaufnahme zum bisherigen Austausch passt, sollte sie an eine konkrete offene Frage anknüpfen. Dokumentieren Sie das Ergebnis und entscheiden Sie, ob eine weitere Aktion sinnvoll ist. Lassen Sie den Vorgang nicht allein deshalb dauerhaft offen, weil eine Adresse in der Messeliste steht.
Ein späterer Gesprächszeitpunkt, ein fehlender interner Ansprechpartner und ein nicht passendes Anliegen sind unterschiedliche Ergebnisse. Sie sollten auch in Ihrer Nachbereitung unterschiedlich behandelt werden.
Die Nachbereitung mit offenen Aufgaben steuern
Besprechen Sie im Team den Bearbeitungsstand anhand konkreter Vorgänge. Dafür können Sie zunächst diese Fragen nutzen:
Wie viele vereinbarte Rückmeldungen sind noch offen?
Welche Kontakte haben eine zuständige Person und einen nächsten Termin?
Bei welchen Vorgängen fehlen Informationen aus dem Messegespräch?
Welche Folgegespräche wurden tatsächlich vereinbart oder geführt?
Welche Vorgänge wurden mit nachvollziehbarem Grund abgeschlossen?
Betrachten Sie spätere Verkaufschancen getrennt von erfassten Kontakten und erledigten Aufgaben. So bleibt sichtbar, was bereits passiert ist und was noch geklärt werden muss. Legen Sie außerdem fest, wann Sie die Erfahrungen in die Vorbereitung der nächsten Messe übernehmen.
Wenn Ihr Team den gemeinsamen Ablauf erarbeiten oder verbessern möchte, finden Sie in den Academy-Formaten die Übersicht unserer Weiterbildungsangebote.